Gefahrstoff-Management: sicher, rechtskonform und praxisnah

Ob Lacke, Reinigungsmittel oder Schmierstoffe: in nahezu jedem Betrieb kommen chemische Gefahrstoffe zum Einsatz. Damit aus Routine keine Gefahr wird, braucht es ein durchdachtes Gefahrstoff-Management, das Rechtssicherheit und praktische Umsetzbarkeit vereint.

Bei EAC Sicherheit unterstützen wir Sie dabei, die Anforderungen der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV), der Technischen Regeln für Gefahrstoffe (TRGS) konsequent und effizient zu erfüllen.

Von der Gefährdungsbeurteilung über das Gefahrstoffverzeichnis bis hin zu Betriebsanweisungen und Schulungen schaffen wir transparente Strukturen, die Ihre Mitarbeitersicherheit, Ihre Compliance und den reibungslosen Betriebsablauf dauerhaft sichern.

Pflichten nach der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV): Überblick für Entscheider

Die Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) verpflichtet Arbeitgeber dazu, alle Tätigkeiten mit Gefahrstoffen systematisch zu erfassen, zu bewerten und sicher zu gestalten. Sie bildet das zentrale Regelwerk für den sicheren Umgang mit chemischen Stoffen in Deutschland – und verlangt nicht nur Aufmerksamkeit, sondern auch klare Prozesse.

Im Mittelpunkt unserer Leistungen steht die Gefährdungsbeurteilung nach § 6 der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV).
Dabei werden alle relevanten Stoffe systematisch erfasst und ihre Gefahreneigenschaften sowie mögliche Expositionen bewertet, die bei Tätigkeiten mit diesen Gefahrstoffen auftreten können.

Auf dieser Grundlage entwickeln wir maßgeschneiderte technische, organisatorische und persönliche Schutzmaßnahmen – orientiert am bewährten STOP-Prinzip:
Substitution, Technik, Organisation und Persönliche Schutzausrüstung.

Darüber hinaus fordert die GefStoffV:

• die Erstellung und Pflege eines Gefahrstoffverzeichnisses,
• die Bereitstellung von Betriebsanweisungen in verständlicher Form,
• regelmäßige Unterweisungen der Beschäftigten,
• sowie eine lückenlose Dokumentation und Wirksamkeitskontrolle.

Wer diese Pflichten erfüllt, senkt nicht nur Unfallrisiken, sondern schützt sein Unternehmen auch vor Bußgeldern und Haftungsrisiken. Denn das Nichtführen oder fehlerhafte Führen eines Gefahrstoffverzeichnisses gilt als Ordnungswidrigkeit.
Ein durchdachtes Gefahrstoff-Management sorgt daher nicht nur für Sicherheit und Gesundheitsschutz, sondern auch für Rechtssicherheit und Effizienz im Betrieb.

Gefahrstoffverzeichnis gemäß GefStoffV: strukturiert, digital, auditfest

Das Gefahrstoffverzeichnis ist das Herzstück eines funktionierenden Gefahrstoff-Managements. Es bietet einen vollständigen Überblick über alle im Betrieb eingesetzten Gefahrstoffe, deren Eigenschaften, Einsatzorte und Mengen. Laut § 6 Absatz 12 GefStoffV ist jedes Unternehmen verpflichtet, ein solches Verzeichnis zu führen – unabhängig von Branche oder Betriebsgröße.

Ein professionell aufgebautes Gefahrstoffverzeichnis ist mehr als eine Pflichtübung: Es schafft Transparenz für Führungskräfte, Aufsichtsbehörden und Belegschaft, erleichtert die Aktualisierung von Sicherheitsdatenblättern und bildet die Grundlage für Betriebsanweisungen und Gefährdungsbeurteilungen.
Wir setzen dabei auf digitale Lösungen, die Ihr Verzeichnis verlinkt, versioniert und zugänglich machen – inklusive klarer Verantwortlichkeiten und Änderungsprozesse.

Gefahrstoffverzeichnis erstellen: Mindestangaben, Praxis-Tipps, Stolperfallen

Ein vollständiges Gefahrstoffverzeichnis enthält mindestens:

• Bezeichnung des Stoffes oder Produkts,
• Einstufung nach CLP-Verordnung,
• Arbeitsbereiche, in denen der Stoff eingesetzt wird,
• Mengen oder Einsatzhäufigkeiten,
• und einen Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt.

Ein zentraler Aspekt bei der Gefährdungsbeurteilung ist die Unterscheidung zwischen dauerhaft eingesetzten Gefahrstoffen und solchen, die nur in geringen Mengen oder zeitweise verwendet werden, denn hiervon hängt ab, ob lediglich eine „geringe Gefährdung“ vorliegt.

Ein häufiger Fehler in der Praxis ist die unzureichende oder zu weit gefasste Einstufung solcher geringen Gefährdungen. Diese Ausnahme wird oftmals überinterpretiert – mit potenziell rechtlichen Konsequenzen.

Entscheidend ist daher, alle Stoffe systematisch zu erfassen und den gesamten Prozess – vom Wareneingang über die Verwendung bis hin zur Schnittstelle mit dem Einkauf – klar zu strukturieren. Ebenso wichtig ist die eindeutige Festlegung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten.

So stellen Sie sicher, dass bei einem Audit oder einer behördlichen Überprüfung alles nachvollziehbar dokumentiert und rechtssicher geregelt ist.

Sicherheitsdatenblätter für Gefahrstoffe richtig nutzen

Die Sicherheitsdatenblätter (SDB) sind das Fundament jeder Bewertung und Betriebsanweisung. Sie liefern alle relevanten Informationen zu Gefahren, Lagerung, Schutzmaßnahmen und Entsorgung – aufgeteilt in 16 standardisierte Abschnitte gemäß REACH-Anhang II.

Achten Sie darauf, dass jedes SDB:

• in deutscher Sprache vorliegt,
• nicht älter als fünf Jahre ist,
• und vom jeweiligen Lieferanten aktuell gehalten

In der Praxis empfiehlt es sich, die Daten aus den Sicherheitsdatenblättern direkt mit dem Gefahrstoffverzeichnis zu verknüpfen. So können Mitarbeitende jederzeit nachvollziehen, welche Maßnahmen für welchen Stoff gelten.
Diese Verknüpfung bildet auch die Grundlage für die Betriebsanweisungen nach TRGS 555 und die jährliche Gefahrstoff-Schulung.

Betriebsanweisung für Gefahrstoffe: Inhalte nach TRGS 555 und Umsetzung

Die Betriebsanweisung ist das zentrale Informationsdokument für alle Beschäftigten, die mit Gefahrstoffen umgehen. Sie übersetzt die komplexen Inhalte der Sicherheitsdatenblätter in praxisnahe und verständliche Handlungsanweisungen – abgestimmt auf die jeweiligen Tätigkeiten im Betrieb.

Nach § 14 der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) und der TRGS 555 muss für jeden relevanten Gefahrstoff oder jede Stoffgruppe eine Betriebsanweisung erstellt und an geeigneter Stelle ausgehängt oder digital zugänglich gemacht werden. Diese Anweisungen dienen nicht nur dem Arbeitsschutz, sondern sind auch Grundlage für die jährliche Unterweisung der Beschäftigten.

Eine gute Betriebsanweisung ist präzise, klar strukturiert und leicht verständlich. Sie beschreibt die Gefahren, legt Schutzmaßnahmen fest, regelt das Verhalten im Notfall und zeigt auf, wie Erste Hilfe und Entsorgung zu erfolgen haben. Besonders effizient sind Gruppen-Betriebsanweisungen, die mehrere ähnliche Stoffe zusammenfassen – etwa Reinigungsmittel oder Lösungsmittel.

Betriebsanweisung nach GefStoffV erstellen – Schritt für Schritt

Die Erstellung einer rechtssicheren Betriebsanweisung beginnt mit der Analyse des Sicherheitsdatenblatts und der Gefährdungsbeurteilung. Anschließend werden die Informationen verdichtet und auf die tatsächlichen Tätigkeiten im Betrieb übertragen.

Eine bewährte Vorgehensweise umfasst:

1. Ermittlung der Stoffe und Tätigkeiten
2. Bewertung der Gefährdungen (Einatmen, Hautkontakt, Verschlucken)
3. Festlegung technischer, organisatorischer und persönlicher Schutzmaßnahmen
4. Definition des Verhaltens im Gefahrfall
5. Information zu Erster Hilfe und Entsorgung
6. Abstimmung und Freigabe durch die verantwortliche Fachkraft oder Führungskraft

Durch diesen strukturierten Prozess entsteht eine betriebs- und stoffbezogene Anweisung, die rechtssicher und praxisgerecht ist.

Verständlich & wirksam: Sprache, Piktogramme, Zielgruppen

Damit Betriebsanweisungen ihren Zweck erfüllen, müssen sie verständlich und zugänglich sein. Das bedeutet: einfache Sprache, klare Piktogramme nach GHS/CLP, und keine unverständlichen Fachausdrücke.

In mehrsprachigen Betrieben ist es empfehlenswert, die Betriebsanweisungen in den Sprachen der Beschäftigten bereitzustellen. Ergänzend sollte der Aushang am Arbeitsplatz erfolgen – gut sichtbar und aktuell.

Zunehmend setzen Unternehmen auf digitale Lösungen, bei denen Beschäftigte über Tablets oder QR-Codes direkt auf die gültigen Anweisungen zugreifen können. Das sorgt für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Aktualität – und stärkt das Bewusstsein für sicheres Arbeiten.

Gefährdungsbeurteilung nach GefStoffV: Methodik, AGW & Wirksamkeitskontrolle

Die Gefährdungsbeurteilung nach der Gefahrstoffverordnung ist das Fundament eines sicheren und rechtskonformen Arbeitsumgangs mit chemischen Stoffen. Sie ermittelt, welche Risiken beim Einsatz, bei der Lagerung oder Entsorgung von Gefahrstoffen auftreten können, und legt entsprechende Schutzmaßnahmen fest.

Ziel ist es, Gefährdungen so weit wie möglich zu vermeiden oder zu minimieren – im Idealfall durch Substitution gefährlicher Stoffe. Die TRGS 400 beschreibt das systematische Vorgehen: Stoffe identifizieren, Tätigkeiten bewerten, Expositionen erfassen, Risiken beurteilen, Maßnahmen festlegen und deren Wirksamkeit regelmäßig überprüfen.

Bei EAC Sicherheit unterstützen wir Unternehmen dabei, gerichtsfeste Gefährdungsbeurteilungen zu erstellen – praxisnah, nachvollziehbar und auditfähig. So entstehen belastbare Unterlagen, die auch gegenüber Aufsichtsbehörden Bestand haben.

Expositionsbewertung: Inhalativ & dermal nach TRGS 402/401

Ein zentraler Bestandteil der Beurteilung ist die Ermittlung der Exposition – also die Frage, in welchem Ausmaß Beschäftigte Gefahrstoffen ausgesetzt sind.

• Inhalative Exposition: Ermittlung über Messungen oder Abschätzverfahren nach TRGS 402, Berücksichtigung von Arbeitsplatzgrenzwerten (AGW).
• Dermale Exposition: Bewertung nach TRGS 401, insbesondere bei hautgefährdenden Stoffen wie Lösungsmitteln, Kühlschmierstoffen oder Reinigungsmitteln.

Hier gilt: Qualität vor Quantität. Eine sorgfältige Expositionsbewertung ist entscheidend, um wirksame Schutzmaßnahmen abzuleiten – von der Absaugung über organisatorische Regeln bis hin zur PSA.

Grenzwerte & Prüfmaßstäbe: AGW (TRGS 900) praxisnah anwenden

Die Arbeitsplatzgrenzwerte (AGW) aus der TRGS 900 dienen als Bewertungsmaßstab für die inhalative Belastung. Sie legen fest, bei welcher Konzentration keine gesundheitliche Beeinträchtigung zu erwarten ist.
Fehlen für bestimmte Stoffe AGW, müssen vergleichbare Prüfmaßstäbe herangezogen werden – etwa technische Richtkonzentrationen oder Herstellerdaten.

Die Einhaltung dieser Werte wird regelmäßig überprüft, etwa durch Luftmessungen oder Prozessbeobachtungen. Überschreitungen sind ein Warnsignal, das eine Überprüfung der Schutzmaßnahmen zwingend erforderlich macht.

Dokumentation, Wirksamkeitskontrolle & Aktualisierung

Eine Gefährdungsbeurteilung ist kein einmaliges Dokument, sondern ein lebendiges System. Änderungen in Arbeitsabläufen, Stoffen oder Grenzwerten machen eine Überarbeitung notwendig.
Alle Maßnahmen und Bewertungen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden – inklusive Verantwortlichkeiten, Prüfergebnissen und Prüfintervallen.

Wir empfehlen, Gefährdungsbeurteilungen mindestens jährlich zu prüfen und nach jeder relevanten Änderung anzupassen. So bleibt Ihr Gefahrstoff-Management rechtssicher, transparent und jederzeit auditfähig.

Technische Regeln für Gefahrstoffe (TRGS): was in der Praxis wirklich zählt

Die Technischen Regeln für Gefahrstoffe (TRGS) konkretisieren die Anforderungen der Gefahrstoffverordnung und schaffen damit Rechtssicherheit für Arbeitgeber. Sie geben verbindliche Handlungsempfehlungen, wie die gesetzlichen Pflichten in der Praxis umzusetzen sind – von der Gefährdungsbeurteilung bis zur Lagerung und Unterweisung.

Für Unternehmen bedeutet das: Wer die TRGS anwendet, handelt im Regelfall rechtskonform. Daher sind sie das Rückgrat jedes professionellen Gefahrstoff-Managements. Besonders relevant sind die TRGS 400, TRGS 500, TRGS 510, TRGS 555, TRGS 900 und TRGS 905.

Beispiele für Gefahrstoffe im Betrieb: typische Szenarien & Risiken

Gefahrstoffe begegnen uns in nahezu jedem Unternehmen – oft, ohne dass sie als solche wahrgenommen werden. Ob in der Produktion, in der Instandhaltung oder in der Gebäudereinigung: chemische Gefahrstoffe sind fester Bestandteil vieler Arbeitsprozesse. Ein Bewusstsein für ihre Risiken ist daher die Grundlage für wirksamen Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz.

Typische Beispiele für Gefahrstoffe im Betrieb sind:

• Lösungsmittel in Lacken, Farben und Reinigern
• Klebstoffe und Harze mit allergenen oder entzündbaren Bestandteilen
• Kühlschmierstoffe in der Metallbearbeitung
• Reinigungs- und Desinfektionsmittel im Hygienebereich
• Schweißrauche, Stäube und Dämpfe bei mechanischer Bearbeitung
• Öle, Kraftstoffe und Dieselmotoremissionen in Werkstätten
• Ozon, Stickoxide oder Narkosegase in speziellen technischen Prozessen

Von diesen Stoffen können verschiedene Gefährdungen ausgehen zum Beispiel: hautreizend, giftig, brennbar oder krebserzeugend. Entsprechend wichtig ist die korrekte Kennzeichnung, Lagerung und Schulung der Mitarbeitenden.

Durch klare Betriebsanweisungen, regelmäßige Gefährdungsbeurteilungen und spezifische Schulungen lassen sich Risiken systematisch minimieren.

So entsteht ein Arbeitsumfeld, in dem Sicherheit nicht vom Zufall abhängt – sondern das Ergebnis eines strukturierten Gefahrstoff-Managements ist.

Schutzmaßnahmen bei Gefahrstoffen: von Substitution bis PSA

Die wirksamste Form des Gefahrstoffschutzes beginnt lange bevor ein Risiko entsteht. Entscheidend ist, Gefährdungen bereits an der Quelle zu vermeiden. Die Gefahrstoffverordnung und die TRGS 500 schreiben dafür das sogenannte STOP-Prinzip vor – eine klare Rangfolge von Schutzmaßnahmen, die Arbeitgeber Schritt für Schritt umsetzen sollten.

S – Substitution:

Die sicherste Maßnahme besteht darin, gefährliche Stoffe durch weniger gefährliche Alternativen zu ersetzen. Ein Beispiel: der Wechsel von lösemittelhaltigen zu wasserbasierten Reinigern oder Farben. Jede Substitution verringert dauerhaft die Gefährdung – oft ohne Einbußen bei Qualität oder Wirtschaftlichkeit.

T – Technische Maßnahmen:

Wenn eine Substitution nicht möglich ist, stehen technische Schutzmaßnahmen an erster Stelle. Dazu zählen geschlossene Systeme, Absaug- und Lüftungseinrichtungen, Abtrennungen oder automatische Dosieranlagen. Diese Maßnahmen verhindern, dass Gefahrstoffe überhaupt in die Atemluft gelangen.

O – Organisatorische Maßnahmen:

Hierzu gehören klare Regeln für Arbeitsabläufe, Zugangsberechtigungen, Mengensteuerung und Reinigung. Auch regelmäßige Wartung, klare Zuständigkeiten und zeitliche Begrenzungen gefährlicher Tätigkeiten sind Teil der Organisation des Arbeitsschutzes.

P – Persönliche Schutzausrüstung (PSA):

Erst wenn technische und organisatorische Lösungen ausgeschöpft sind, kommt PSA zum Einsatz – etwa Handschuhe, Atemschutz, Schutzbrillen oder Chemikalienschutzanzüge. Wichtig ist, dass die Ausrüstung korrekt gewählt, regelmäßig geprüft und die Beschäftigten im Gebrauch geschult werden.

Eine konsequente Anwendung der notwendigen Sicherheitsmaßnahmen sorgt nicht nur für Sicherheit und Gesundheitsschutz, sondern steigert auch das Bewusstsein für verantwortungsvolles Arbeiten im gesamten Unternehmen.

Verantwortung klären: Gefahrstoff-Beauftragte und Rollen im System

Ein funktionierendes Gefahrstoff-Management lebt von klaren Zuständigkeiten. Nur wenn Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt sind, können Prozesse zuverlässig funktionieren und gesetzliche Vorgaben erfüllt werden.

In der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) ist kein offizieller „Gefahrstoffbeauftragter“ vorgeschrieben – dennoch setzen viele Unternehmen freiwillig eine solche Rolle ein. Der oder die Gefahrstoff-Beauftragte fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt, Führungskräften und Mitarbeitenden.

Zu den typischen Aufgaben gehören:

• die Pflege und Aktualisierung des Gefahrstoffverzeichnisses,
• die Koordination von Sicherheitsdatenblättern und Betriebsanweisungen,
• die Begleitung der Gefährdungsbeurteilungen,
• die Organisation von Unterweisungen und Schulungen,
• sowie die Überwachung gesetzlicher Änderungen im Gefahrstoffrecht.

Ein gut geschulter Gefahrstoff-Beauftragter stellt sicher, dass rechtliche, organisatorische und technische Aspekte ineinandergreifen. Dabei geht es weniger um Kontrolle, sondern um präventives Handeln – also darum, Risiken zu erkennen, bevor sie entstehen.

Ob intern benannt oder extern unterstützt: Diese Rolle kann ein entscheidender Faktor sein, um Sicherheit, Effizienz und Compliance im Unternehmen langfristig zu gewährleisten.

Schulung & Unterweisung: Gefahrstoff-Schulung, die hängen bleibt

Kein Gefahrstoff-Management ist vollständig ohne regelmäßige Schulungen und Unterweisungen. Sie sind das verbindende Element zwischen rechtlichen Vorgaben und sicherem Handeln im Arbeitsalltag. Nach § 14 der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) muss jede Beschäftigte und jeder Beschäftigte vor Aufnahme einer Tätigkeit mit Gefahrstoffen sowie mindestens einmal jährlich unterwiesen werden.

Ziel ist es, dass Mitarbeitende die Gefahren ihrer Tätigkeiten verstehen, Schutzmaßnahmen anwenden und im Gefahrfall richtig reagieren. Grundlage jeder Unterweisung sind die Betriebsanweisungen nach TRGS 555, ergänzt durch praktische Beispiele aus dem eigenen Arbeitsumfeld.

Eine wirksame Gefahrstoff-Schulung sollte nicht nur Wissen vermitteln, sondern Verhalten prägen. Deshalb kombinieren wir bei EAC Sicherheit theoretische Grundlagen mit praktischen Übungen – etwa zum sicheren Umfüllen, zur richtigen Nutzung von PSA oder zum Verhalten bei Leckagen.

Wichtige Erfolgsfaktoren einer guten Gefahrstoff-Schulung:

• Verständliche und praxisnahe Inhalte, angepasst an Tätigkeiten und Gefährdungen,
• Aktualität: Anpassung an neue Stoffe, Prozesse oder rechtliche Änderungen,
• Dokumentation der Unterweisung (Teilnehmerlisten, Themen, Datum),
• Wiederholung mindestens jährlich oder bei Änderungen der Arbeitsbedingungen.

Durch gezielte Schulungen stärken Sie das Sicherheitsbewusstsein Ihrer Beschäftigten und reduzieren das Risiko von Unfällen, Fehlbedienungen oder Fehlinterpretationen von Gefahrensymbolen erheblich.

Unsere Leistungen im Gefahrstoff-Management: modular & skalierbar

Ein erfolgreiches Gefahrstoff-Management entsteht nicht zufällig – es ist das Ergebnis klar strukturierter Prozesse, fachlicher Expertise und gelebter Verantwortung. Wir unterstützen Unternehmen dabei, diese Strukturen praxisnah und rechtskonform umzusetzen.

Unsere Leistungen im Bereich Gefahrstoff-Management sind modular aufgebaut und können individuell an Ihre betrieblichen Anforderungen angepasst werden:

• Erstellung und Pflege des Gefahrstoffverzeichnisses: Vollständige Erfassung aller Gefahrstoffe, inklusive Verlinkung und Aktualisierung der Sicherheitsdatenblätter.
• Entwicklung von Betriebsanweisungen nach TRGS 555: Stoff- oder gruppenbezogen, sprachlich angepasst und digital verfügbar.
• Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen nach GefStoffV: Gerichtsfest dokumentiert, mit klaren Maßnahmen und Verantwortlichkeiten.
• Überprüfung der Lagerbedingungen nach TRGS 510: Bewertung von Zusammenlagerung, Kennzeichnung und Brandschutz.
• Erstellung von Explosionsschutzdokumenten: Für Bereiche mit brennbaren oder explosionsfähigen Stoffen.

Darüber hinaus begleiten wir Sie bei der Schulung Ihrer Mitarbeitenden, der Implementierung interner Prozesse sowie bei Audits und behördlichen Prüfungen.

Unser Ziel ist ein nachhaltiges Gefahrstoff-Management, das Ihre Rechtskonformität stärkt, Ihre Mitarbeitenden schützt und Ihre Betriebsabläufe effizienter gestaltet.

FAQ: häufige Fragen zu GefStoffV, TRGS und Dokumentation